Как перестать тратить рабочее время на бесполезные занятия

Чтобы быть продуктивнее, не заставляйте себя концентрироваться. Просто внесите небольшие коррективы в свой рабочий день.

1. Проводите как можно меньше совещаний

За неделю мы проводим до четырёх часов на совещаниях. Больше половины из этого — пустая трата времени. Если у вас есть возможность, постарайтесь сократить количество совещаний.

Продумайте количество участников. Не приглашайте коллег на совещание просто на всякий случай. Пусть они лучше проведут время продуктивнее, занимаясь своей работой.
Часто хорошей заменой совещаний могут стать разговоры с глазу на глаз. Гораздо проще сначала обсудить детали проекта с ответственным за него сотрудником и только потом представлять идею всему коллективу.
Перед тем как назначить официальное совещание или поприсутствовать на нём, тщательно обдумайте, какой информацией вы собираетесь поделиться с коллегами. Чаще всего основную информацию можно сообщить каким-то другим способом, например дать ссылку на документ, написать в чате или даже просто передать устно за чашкой кофе. Тогда сотрудники смогут отреагировать на вашу информацию, не нарушая свой рабочий процесс.

2. Измените взаимодействие с коллегами

Конечно, сотрудничество обычно помогает повысить продуктивность. Но не всё так просто. По данным опросов, каждого сотрудника в среднем отвлекают семь раз за час. И 80% таких отвлечений — мелкие незначительные дела.

Поэтому вместо того чтобы задавать вопрос, как только он придёт вам в голову, не спешите отвлекать коллег. Составляйте список, а потом спрашивайте всё разом, когда сотрудник освободится. Кроме того, часто бывает, что через какое-то время мы сами находим ответ на свой вопрос или понимаем, что первые три вопроса просто подводили нас к одному большому четвёртому.

Если отвлекают вас, необязательно разрабатывать сложную систему связи с коллегами. Например, чтобы подать сигнал «Не беспокоить», обычно достаточно надеть наушники. Если это не помогает, попробуйте перейти в другую часть офиса, где вам не будут мешать. Большинство коллег привыкнет к таким сигналам и не станет беспокоить вас, когда вы заняты.

3. Сократите поток электронной почты

Проблема не в самой электронной почте, а в том, как мы её используем. Если раньше электронные письма содержали большой объём информации, сейчас они стали больше похожи на СМС. В типичном письме теперь содержится от 5 до 43 слов — краткая информация и простые уточняющие вопросы. Такие письма быстро множатся в папке входящих, грозя буквально утопить вас в потоке непрочитанных сообщений.

Например, с помощью различных мессенджеров можно быстро отправлять короткие сообщения и отвечать на них без лишней официальности, которую навязывает электронная почта. А в комментариях к документам с открытым доступом несколько человек сразу могут оставить свои предложения по какому-то проекту, вместо того чтобы захламлять ими почтовые ящики своих коллег.

4. Работайте из дома и высыпайтесь

Хорошо отдохнувший сотрудник часто за шесть часов сделает больше, чем невыспавшийся за все десять. Поэтому работа из дома для многих становится идеальным вариантом. А благодаря современным средствам связи сотрудникам необязательно находиться в одной комнате, чтобы решить какой-то вопрос.

Конечно, в некоторых сферах деятельности более тесное общение с коллегами необходимо, но один или два рабочих дня в неделю, проведённых дома, будут полезны представителям любой профессии. Это даст возможность сосредоточиться на собственном проекте и просто отоспаться. Главное — найти такой еженедельный ритм, который будет удобен и вам, и вашей команде.

5. Чаще делайте перерывы

Перерывы важны не меньше, чем сама работа. Однако простой перемены деятельности часто недостаточно. Чтобы перезарядиться, нужно вставать из-за стола через каждые полтора часа.

Для творческих людей полезны более длительные перерывы, например обед с друзьями или прогулка. Такой перерыв — то, что нужно, чтобы непродуктивное послеобеденное время превратилось в творческий прорыв.

Пусть такие перерывы фактически сократят количество рабочих часов, зато вы будете работать эффективнее в остальное время. Действительно продуктивно провести рабочий день можно, только отдыхая и восстанавливаясь. Gazetarespublika

Источник